Belangrijke juridische en regelgevingskwesties

Professioneel groeien met je bedrijf? Wel zo fijn als je jouw juridische zaakjes dan op orde hebt. Ik begrijp dat het een ingewikkeld en ietwat saai onderwerp kan zijn, dus hier zijn 8 belangrijke dingen die je moet weten over algemene voorwaarden, AVG, verzekeringen en andere juridische aspecten van het runnen van een praktijk.

1. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Privacybescherming is een hot item sinds de vernieuwde privacywetgeving in 2018. Maar, het is meer dan een hot item. Het goed op orde hebben van privacybescherming draagt bij aan het vertrouwen van jouw klanten in jouw bedrijf. Bovendien wil je die privacy zaken ook gewoon op orde hebben, toch? Er zijn een aantal checks die jouw aandacht nodig hebben als je wilt voldoen aan de AVG, zeker in de gezondheidssector. In de Kennisbank van HYHB vind je een uitgebreide checklist die je helpt om te toetsen of jouw bedrijf (nog steeds) aan de AVG-verplichtingen voldoet.

2. Privacy & Cookieverklaring

Het hebben van een privacy & cookieverklaring is verplicht onder de AVG. Lever jij producten of diensten en bewaar, gebruik of deel je persoonsgegevens van klanten of bezoekers? Dan moet je hen laten weten wat je met deze gegevens doet en waarom. En jouw website bezoekers moeten toestemming geven (of niet) voor de eventuele cookies die je plaatst.

3. Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de spelregels van jouw onderneming en hoewel ze niet wettelijk verplicht zijn, zijn ze wel enorm handig om te hebben. Hierin kun je zaken regelen zoals je tarieven, betalingstermijn en annuleringsbeleid. Maar ook kun je hierin jouw aansprakelijkheid beschrijven op zo’n manier dat deze zoveel mogelijk wordt beperkt.

4. Samenwerkingsovereenkomst met andere professionals

Als je van plan bent om samen te werken met andere ondernemers, kan het verstandig zijn om een duidelijke samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Een mondelinge afspraak is dan wel rechtsgeldig, maar als de ander niet doet wat jullie hebben afgesproken, dan valt dat lastig te bewijzen. Je kunt dit relatief eenvoudig regelen door de gemaakte afspraken op papier te zetten. Pas wel op dat er geen tegenstrijdige artikelen in staan of die in strijd zijn met de wet- en regelgeving.

5. Disclaimer

Dit is niet verplicht, maar het kan wel verstandig zijn om dit op je website te plaatsen, zeker omdat je werkt binnen het gezondheidsgebied. Je kan bijvoorbeeld iets zeggen over het feit dat jouw informatie niet gezien kan worden als vervanging voor medische hulp/informatievoorziening. En dat men bij klachten of twijfel over hun eigen gezondheid altijd hun (behandelend) arts of andere professionele hulpverlener moet raadplegen.

Mijn advies m.b.t. bovenstaande: schakel hulp in
Het geeft je een hoop rust als je weet dat dit onderdeel van je bedrijf op orde is. Dus laat je helpen door een professional. Ga niet zelf lopen knippen en plakken om juridische documenten op te maken of nog erger, 1-op-1 te kopiëren van iemand anders, want op deze documenten zit ook auteursrecht! Je kunt tegenwoordig al voor hele schappelijke prijzen juridische documenten op maat laten maken, in jouw tone of voice en in gewone mensentaal opgeschreven. Ik heb zelf heel fijn samengewerkt met Elze Lamers van EML juridisch advies. Ben je lid van HYHB? Dan krijg je eenmalig 10% korting als je gebruik maakt van haar juridische diensten.

6. Bedrijfsaansprakelijkheids- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Je kent natuurlijk wel de particuliere aansprakelijkheidsverzekering. Die biedt bescherming mocht je per ongeluk schade veroorzaken, bijvoorbeeld als je met je fiets een kras op iemand zijn auto maakt. Voor bedrijven bestaat er een soortgelijke verzekering; de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Die biedt dekking wanneer je bijvoorbeeld koffie morst over de mobiele telefoon van een derde partij.

Daarnaast is er nog de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering biedt bescherming tegen fouten in de uitoefening van een beroep, zoals onzorgvuldigheid, nalatigheid, verkeerde adviezen of vergissingen. Beide verzekeringen zijn niet verplicht, behalve voor een paar specifieke beroepen. Wel is het zo dat sommige kwaliteitsregisters, zoals bijvoorbeeld de RBCZ, en beroepsverenigingen het als eis stellen voor hun leden.

Vaak bieden beroepsverenigingen trouwens bepaalde verzekeringen aan in het lidmaatschap of bieden ze korting op collectieve verzekeringen. Laat je in ieder geval goed informeren welke verzekeringen voor jouw situatie van toepassing zijn.

7. Klachten- en geschillenregeling

Als therapeut of coach is het om meerdere redenen raadzaam om lid te worden van een beroepsvereniging. Maar één van die redenen is dat een beroepsvereniging de kwaliteit van de praktijkvoering van hun leden bevordert en bewaakt en daarom met gedragsregels werkt. We gaan er niet vanuit, maar mocht het toch ooit voorkomen dat één van jouw klanten een klacht heeft en er met jou niet uitkomt, dan kan er beroep worden gedaan op de onafhankelijke geschillencommissie waar de betreffende beroepsvereniging bij is aangesloten.

8. Arbeidsongeschiktheidsverzekering

En vergeet deze vooral niet! Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) is een verzekering die ondernemers beschermt tegen inkomensverlies als gevolg van arbeidsongeschiktheid. Tenslotte heeft niet iedereen een financiële buffer waarmee je minimaal één jaar je vaste lasten kunt opvangen. Dit vangnet is wat mij betreft dus noodzakelijk. Want als zelfstandig ondernemer ben je afhankelijk van je eigen arbeid om inkomen te genereren. Een AOV zorgt ervoor dat je inkomen wordt aangevuld als je niet kunt werken, zodat je je vaste lasten kunt blijven betalen en in je levensonderhoud kunt voorzien.

Een AOV afsluiten via een verzekering is een optie, maar dit is ontzettend duur en ze hanteren vaak ook hele strenge toelatingseisen. Ik heb zelf mijn AOV geregeld bij Zelfstandige Ondernemers. Zij bieden een voorzieningenvangnet waarmee inkomensgarantie gegeven wordt bij ondernemersrisico’s als AOV, invaliditeit, pensioen en sparen. Vanaf €75 per maand stel je zelf jouw vangnet samen. Mocht deze partij je aanspreken, laat het me dan even weten, dan stuur ik je een link waarmee je 50% korting op het eenmalige inschrijfgeld ontvangt.

Het regelen van juridische zaken voor jouw bedrijf vergt wat inspanning, want het is nou eenmaal niet de meest leuke en makkelijke materie, maar het is absoluut de moeite waard. Als je dit op orde hebt, kun jij met een gerust hart jouw aandacht richten op het helpen van jouw klanten.

Op zoek naar meer praktische hulp bij het ondernemerschap? Word lid van hét online platform voor holistische therapeuten en coaches! Hier vind je niet alleen een kennisbank met webinars, tools, podcasts, enz., maar ook een community van collega-therapeuten en -coaches.