7 tips voor goed agendabeheer
Een agenda lijkt misschien een simpel hulpmiddel, maar effectief agendabeheer kan een wereld van verschil maken voor drukke therapeuten en coaches. Door je agenda goed te organiseren, verhoog je niet alleen je efficiëntie en productiviteit, maar verbeter je ook je tijdmanagement, verminder je stress en bereik je gemakkelijker je doelen. Maar hoe haal je het maximale uit je agenda? Hier zijn 7 tips voor beter agendabeheer die je zowel in je werk als in je persoonlijke leven kunt toepassen.
1. Wat wel en niet in je agenda moet staan
Overweeg wat je in je agenda zet en wat niet. Zet alles wat tijdsgebonden is in je agenda, maar stel prioriteiten en zeg niet overal ‘ja’ op. Je kunt en je hoeft niet alles (nu) te doen. Wat moet er in ieder geval in je agenda gekomen?
- Afspraken met anderen: zet niet alleen de afspraak en de locatie in je agenda, maar zet er ook de eventuele reistijd bij.
- Pauzes: plan je pauzes tactisch in. Door het in je agenda te zetten verplicht je jezelf daadwerkelijk pauze te nemen.
- Privé afspraken en sociale events: misschien denk je er niet meteen aan om een date night met je partner of een avondje borrelen met vrienden in je agenda te zetten. Maar toch is dat belangrijk om te voorkomen dat het erbij inschiet of dat je dubbele afspraken maakt. Stel, je gaat donderdagavond borrelen met vrienden, dan is het wellicht handig om de vrijdagochtend niet gelijk om 8 uur je eerste klantafspraak te plannen.
- Afspraken met jezelf en tijd voor jezelf: hiermee dwing je jezelf om tijd te maken om voor jezelf te zorgen. Dus zet die wandeling of boks training in je agenda, maar ook bijvoorbeeld tijd om echt even niks te doen. Kun je wel wat hulp gebruiken bij jouw eigen zelfzorg? Ik heb een super makkelijk weekschema gemaakt dat je helpt om je zelfzorgactiviteiten (in minder dan 30 minuten per dag!) een integraal onderdeel van jouw leven te laten zijn. Deze activiteiten zijn bedoeld om je te helpen met ontspannen, relativeren of juist een energieboost te geven. Je vindt het schema in de Kennisbank van HYHB.
2. Breng structuur in jouw dag
Een gestructureerde dag kan wonderen doen voor jouw timemanagement. Plan je klantsessies op vaste momenten en houd rekening met jouw persoonlijke energieniveau. Weet wanneer je het meest productief bent en reserveer die momenten voor belangrijke taken. En voor de vrouwelijke therapeuten onder ons: houd ook rekening met je cyclus, want onze hormonen hebben invloed op hoe we ons voelen. Wil je hier meer over weten? In de Kennisbank van Health You, Healthy Business staat een masterclass over dit onderwerp.
3. Reserveer tijd voor grote taken
Grotere klussen van meer dan 30 minuten vergen vaak wat meer van je aandacht en concentratie. Deze taken moet je niet tussendoor willen doen en echt direct blokken in je agenda. Doe je dat niet? Dan bestaat de kans dat je er nooit tijd voor hebt, het blijft uitstellen en die taak dus nooit afkomt.
4. Plan taken en afspraken concreet in
Schrijf duidelijk in je agenda wat je precies moet doen. Gebruik niet een enkel steekwoord, maar wees specifiek. Doe je dat niet? Ook dan is er weer een grote kans op uitstelgedrag.
Denk voordat je iets in je agenda zet na over hoeveel tijd het je kost. Of die tijd het wel waard is en of je die tijd eigenlijk wel hebt. Soms moet je keuzes maken, prioriteiten stellen en genoegen nemen met een 8 in plaats van een 10. Het goed inplannen van taken geeft je overzicht en helpt je ook om je verwachtingen te managen. Staat je agenda al vol voor die dag en komt er een nieuwe taak bij? Dan zie je meteen dat dat niet gaat lukken. Zo kun je meteen ook weer de verwachtingen van anderen managen.
5. Blijf flexibel
Werken met een planning is belangrijk, maar niet alles in het leven valt te plannen. Plan je agenda dus niet te vol en zeker niet te optimistisch, want dan kun je nog weleens stress krijgen van zaken die onverwachts tussendoor komen; een telefoontje van een cliënt die nu jouw hulp nodig heeft, een spoedmailtje van de boekhouder of de WIFI die er een uur uitligt. Wees niet al te streng voor jezelf en ga flexibel om met het verschuiven van taken. Pas natuurlijk alleen wel op dat je ze niet vooruit blijft schuiven. Een uurtje per dag in je agenda vrij houden, geeft al de ruimte om te schuiven.
6. Hou je agenda up to date
Kijk een aantal keer per dag in je agenda om te zien of alles wat je doet ook daadwerkelijk overeenkomt met de geplande werkzaamheden in je agenda. Als die ene cliënt toch meer tijd in beslag neemt dan verwacht, kun je daar de volgende keer rekening mee houden en je tijd beter inschatten. Ik adviseer je om hier een ochtend- en einde dag- ritueel van te maken. Dus begin elke dag met 15 tot 30 minuten om goed op te starten; loop je planning door en pas aan waar nodig. Zo start je de dag met overzicht en vanuit rust. En aan het einde van de dag doe je hetzelfde: blik terug op de dag, kijk wat je wel of niet hebt gedaan en plan de zaken die je niet kon doen opnieuw in. En kijk naar je planning van de volgende dag en de dagen erna en pas aan waar nodig. Dit vergt een stukje discipline, maar Jim Rohn zei niet voor niets: “discipline is the bridge between goals and accomplishment.”
7. Wees niet bang om hulp te vragen
Niemand kan alles even goed. Mensen hebben andere mensen nodig. Soms kan het vragen om hulp bij bepaalde taken jouw last verlichten. Heb je een hekel aan administratieve taken? Besteed ze uit zodat jij je kunt concentreren op je klanten, marketing en sales.
Beschouw je agenda als je assistent en niet als de vijand waarvan je al in de stress schiet bij het zien ervan. Het is een waardevol hulpmiddel die je altijd binnen handbereik hebt en waarmee je je hele leven kunt overzien.
Wil je meer inzichten zoals deze? Sluit je dan aan bij Healthy You. Healthy Business! Dé community voor holistisch werkende coaches, therapeuten en lichaamswerkers. Vergroot je netwerk en je kennis!
