Effectiever werken geeft je rust en resultaat
Je werkt keihard, krijgt veel voor elkaar en je klanten zijn tevreden met de kwaliteit die je levert. Je houdt je praktijk zichtbaar, verzorgt je administratie en bent gedreven in wat je doet. De tevreden klanten, dat is waar je het voor doet. Maar die stapel verschillende taken zorgt soms voor stress; je bent er vaak te lang mee bezig en het geeft je een opgejaagd gevoel. Je krijgt uiteindelijk alles gedaan en werkt efficiënt, maar dat betekent niet per se dat je ook effectief bezig bent.
De vraag is: besteed je je tijd aan de dingen die je écht zou moeten doen? Of raakt die tijd verstrikt in randzaken, waardoor je minder toekomt aan wat echt voldoening geeft? Voor veel ondernemers geldt dat hoe meer druk je ervaart, hoe lastiger het wordt om de juiste keuzes te maken. Vaak ligt de focus op efficiënt werken, terwijl je ook veel hebt aan effectief werken. Dat maakt je werk – en zelfs de randzaken – veel plezieriger. Hoewel er geen one-size-fits-all oplossing is, zijn er wel een aantal basisprincipes die je kunnen helpen om effectiever te werken. Lees verder voor deze inzichten!
Efficiënt of effectief?
Efficiënt en effectief werken zijn begrippen die vaak door elkaar worden gehaald, maar ze zijn niet hetzelfde. Efficiënt werken betekent het maximale halen uit je beschikbare middelen; je optimaliseert processen en voltooid taken snel. Effectief werken daarentegen gaat over het richten van je energie op de taken die je dichter bij je doelen brengen. Werk je effectief, dan weet je wat je prioriteiten zijn en welke taken werkelijk belangrijk zijn.
Als ondernemer is het waardevol om niet alleen snel taken af te handelen, maar om te focussen op de juiste dingen. Want waar efficiëntie vooral over snelheid gaat, draait effectiviteit om richting. Kortom: doe niet alleen de dingen goed, maar doe vooral de juiste dingen.
Aan de slag
Heb je aan het einde van de dag vaak een opgejaagd gevoel of geen voldoening? Met deze stappen kun je concreet aan de slag om effectiever te werken. Pak er een leeg vel papier bij of sla deze afbeelding op en doorloop het onderstaande model.
Stap 1. Begin met het einddoel in gedachten
Een effectieve werkdag begint niet bij het openslaan van je agenda, maar bij je grotere doelen. Veel ondernemers raken verdwaald in to-do-lijsten en kleine taken, zonder het grote plaatje voor ogen te hebben. Het gevolg? Je maakt je druk om de verkeerde dingen en je tijd raakt versnipperd.
Reserveer aan het begin van de week een half uur om je belangrijkste doelen te benoemen voor die week. Stel jezelf dagelijks de vraag of je taken daadwerkelijk bijdragen aan dit grotere doel, en onderscheid het werk dat “impactvol” is van werk dat simpelweg je tijd vult.
Stap 2. Maak gebruik van de Eisenhower Matrix
Nu je je doelen helder hebt, kun je je taken plannen. Hiervoor is de Eisenhower Matrix een handige tool. Dit eenvoudige model helpt je bepalen hoe belangrijk en hoe urgent je taken zijn. Door je taken te verdelen in vier kwadranten kun je bepalen hoe urgent en hoe belangrijk ze zijn en kun je beter prioriteiten stellen.
Hoe vaker je dit model toepast, hoe handiger je erin wordt. Wanneer er nieuwe taken binnenkomen, plaats ze direct in het juiste kwadrant, zodat je niet overmand raakt door dingen die geen prioriteit hebben.
Tip: belangrijke taken die niet urgent zijn (denk aan lange termijn projecten of strategische doelen) krijgen vaak te weinig aandacht, omdat ze niet direct om actie vragen. Blokkeer hiervoor bewust tijd in je agenda, zodat ze niet ondergesneeuwd raken.
Stap 3. Elimineer, automatiseer en delegeer
Nu je weet welke taken prioriteit hebben, is het tijd om kritisch te kijken naar wat je kunt schrappen, uitbesteden of automatiseren. Kijk naar je terugkerende taken en stel jezelf bij elke taak de vraag: Kan dit worden geëlimineerd? Geautomatiseerd? Gedelegeerd?
– Elimineren: sommige administratieve taken kunnen dubbel werk opleveren. Denk aan het dubbel registreren van afspraken (in meerdere systemen) of het versturen van uitgebreide follow-ups na een sessie zonder dat ze direct bijdragen aan je doelen. Door deze taken te schrappen, creëer je ruimte voor belangrijker werk.
– Automatiseren: overweeg taken die regelmatig terugkomen, zoals maandelijkse nieuwsbrieven of welkomstmails, te automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat deze taken nooit worden vergeten.
– Delegeren: soms kan het waardevol zijn om delen van je werk uit te besteden aan freelancers of virtual assistants. Denk bijvoorbeeld aan social media-beheer, eenvoudige administratie of ondersteunende communicatie. Maak een lijst met taken die je niet zelf wilt en/of hoeft te doen en zoek iemand die je hierbij kan ondersteunen.
Stap 4. Creëer een reflectiemoment
Effectief werken draait niet alleen om het afwerken van to-do’s, maar ook om regelmatig te evalueren of je de juiste dingen doet. Plan aan het einde van de week een reflectiemoment van 15 minuten. Kijk terug op de doelen die je hebt bereikt, en analyseer wat wel en niet werkte. Dit reflectiemoment laten je patronen zien, zodat je steeds effectiever wordt in je keuzes.
Tip: Schrijf drie verbeterpunten op voor de komende week en drie dingen die je juist goed hebt gedaan. Door deze bewustwording blijf je jezelf verbeteren en voorkom je dat je in oude patronen terugvalt.
Effectiever werken is de juiste keuzes maken
Effectiever werken vraagt om een shift in je mindset: van zoveel mogelijk willen doen naar de juiste dingen willen doen. Doorloop bovenstaande stappen regelmatig, zo zet je niet alleen stappen richting effectiviteit, maar zul je ook meer focus ervaren. Het draait niet om harder werken, maar om slimmer keuzes maken, en vooral om jezelf toe te staan om af en toe niet druk te zijn.
Meer leren over effectiever werken? Sluit je aan bij de Healthy You, Healthy Business-community!
