Hoe je als praktijkhouder je productiviteit verhoogt
Als ondernemer met een eigen praktijk staat de agenda vaak vol met afspraken, administratieve taken en randzaken die net zo belangrijk lijken als je core business. Je productiviteit verhogen klinkt heel fijn, maar hoe krijg je dat voor elkaar?
In deze blog sla ik de cliché-tips over en geef je een nieuwe kijk op productiviteit! Hier volgen een paar benaderingen waar je niet meteen aan denkt, maar die wel een groot verschil maken.
1. Creëer ‘negatieve ruimte’ in je agenda
Veel ondernemers zijn geneigd elke minuut te benutten en de agenda helemaal tot de nok vol te plannen. Maar overvolle dagen leiden vaak tot uitstelgedrag en mindere concentratie. Een oplossing? Plan bewust ‘onbeschikbare’ blokken in je agenda, ook wel ‘negatieve ruimte’ genoemd. Dit geeft je de ruimte om te ademen, maar ook om eventueel uit te lopen met andere taken, onverwachte situaties op te vangen, of om juist even creatief te zijn. Het geeft natuurlijk ook heel veel rust wetende dat een taak niet strikt op tijd af hoeft, omdat je anders in de knoop komt met je planning. Zo ben je niet compleet uitgeblust tegen het einde van de dag.
2. Stop met multitasken – start met 'serial tasking'
Multitasking is vaak het go-to antwoord op drukte, maar het is een mythe dat het ons productiviteit verhoogd. Je hersenen kunnen simpelweg niet efficiënt schakelen tussen meerdere taken tegelijk. Focus liever op ‘serial tasking’: één taak tegelijk met volle aandacht afwerken voordat je naar de volgende gaat. Zo maak je minder fouten, die uiteindelijk meer tijd kosten en leveren een stuk meer kwaliteit. En zet je e-mail en telefoon tijdelijk uit (of zet meldingen op stil) wanneer je deze taken uitvoert.
3. Implementeer micro-routines
Veel ondernemers denken groot als het op productiviteit aankomt: nieuwe systemen, complexe software of uitgebreide time management schema’s. Maar juist kleine, dagelijkse gewoontes (micro-routines) kunnen al een grote impact hebben. Denk aan elke ochtend vijf minuten reserveren voor het checken van je belangrijkste doelen, of altijd je dag afsluiten met een korte reflectie. Dit soort routines kosten amper tijd, maar kunnen op lange termijn je productiviteit structureel verhogen.
4. Optimaliseer je 'beslissingskracht'
Een ondernemer moet constant beslissingen nemen, wat leidt tot ‘decision fatigue’. Simpel gezegd, hoe meer beslissingen je op een dag moet maken, hoe minder energie je overhoudt voor écht belangrijke keuzes. Dit kun je verminderen door minder verschillende keuzes in je dagelijkse routine te hebben. Steve Jobs droeg bijvoorbeeld altijd dezelfde outfit, zodat hij geen tijd verloor aan het kiezen van kleding. Je hoeft het natuurlijk niet zo rigoureus aan te pakken, maar door automatisering of standaardprocedures in te bouwen (bijvoorbeeld voor het beantwoorden van e-mails of het inplannen en bevestigen van afspraken) houd je je mentale energie voor de échte belangrijke beslissingen.
5. Beheer je energie, niet je tijd
Productiviteit wordt vaak gezien als een kwestie van tijdmanagement, maar eigenlijk draait het ook voor een groot deel om energiemanagement. Het is nutteloos om taken in te plannen op uren dat je uitgeblust bent en je concentratievermogen wegzakt. Bekijk wanneer je op je best bent – voor de meeste mensen is dat in de ochtend – en gebruik die periodes voor je belangrijkste taken. Laat de minder belangrijke dingen of repetitieve taken over aan de ‘energie-dip-momenten’ van de dag. Het is daarom belangrijk om op de juiste manier met je energie om te gaan, en hier spelen gezonde gewoontes een grote rol. Denk aan gezonde voeding, bewegen, voldoende slaap en pauzes. Meer over energiemanagement lees je in deze blog.
6. Leer 'nee' zeggen tegen je eigen to-do lijst
Een ondernemer is verantwoordelijk voor het eigen succes en inkomen, we willen daarom vaak overal ja op zeggen – nieuwe ideeën uitwerken, last-minute verzoeken van cliënten of extra administratieve klussen. Toch is het soms productiever om nee te zeggen, vooral tegen taken die niet bijdragen aan je lange termijn (omzet)doelen. Probeer een onderscheid te maken tussen wat dringend is en wat echt belangrijk is. Durf taken uit te stellen, te delegeren of simpelweg te schrappen. Door minder te doen, krijg je uiteindelijk meer gedaan. Less is soms more!
7. Krijg inzicht in je data
Data klinkt misschien ingewikkeld, maar vaak heb je de nodige informatie al lang binnen handbereik. Ook zonder kennis van data-analyse kun je verrassend veel inzicht krijgen door te kijken naar de systemen die je dagelijks gebruikt, zoals je reserveringssysteem, marketingtools of voorraadsysteem. Deze systemen hebben vaak een dashboard waar je gemakkelijk de cijfers kunt inzien. Denk bijvoorbeeld aan hoe vaak een bepaalde behandeling geboekt wordt, populaire tijdstippen of dagen waarop het rustiger is. Door je planning daarop af te stemmen, kun je slimmer omgaan met je tijd en middelen.
Extra tip: data kan ook verborgen kansen bieden. Misschien merk je dat bepaalde taken veel tijd kosten zonder dat je het doorhad. Door deze processen efficiënter in te richten, kun je met kleine aanpassingen op de lange termijn een groot verschil maken.
Productiviteit verhogen gaat voor ondernemers en praktijkhouders veel verder dan het efficiënt afwerken van een takenlijst. Het gaat om slimme keuzes maken op de juiste momenten, het managen van je energie en routine. Door een paar kleine aanpassingen in je dag te maken, kun je meer rust en overzicht creëren, wat uiteindelijk weer je productiviteit verhoogt.
Wil je alles leren over het beheren van je energie om productiever te kunnen ondernemen? Word dan lid van de Healthy You, Healthy Business community.
