Ligt jouw jaarplan alweer in een bureaula?

Voorkom dat jouw jaarplan in de bureaula verdwijnt en er niemand meer naar omkijkt

Heb jij eind vorig jaar een plan opgesteld waarin concreet staat wat er dit jaar moet worden opgeleverd en wat een positieve invloed heeft op de (langer termijn) doelstellingen van jouw bedrijf? Gefeliciteerd! Dan heb je al een mooie stap gezet om vanuit overzicht, structuur en focus aan je doelen te werken.

Maar hoe ging dat eigenlijk? Voelde het als een ‘moetje’ en heb je het tussen de bedrijven door gedaan? Of kon je dit in alle rust en met voldoende denktijd maken? Maar first things first.

Een plan is meetbaar, haalbaar, doelgericht en concreet

Er zijn veel verschillende formats voor jaarplannen. Als je hierop googelt kom je genoeg tegen. Ik vind persoonlijk het OGSM-format wel fijn. Dit dwingt je om op één A4 te beschrijven wat je wilt bereiken en hoe dat te doen en wanneer. Doelen worden vertaald naar prioriteiten en acties. Je kunt het gebruiken om hoogover de voortgang te monitoren en het is makkelijk leesbaar dus goed te delen met anderen.

In een OGSM leg je het volgende vast:

Objective 
Dit is de ambitie, het kwalitatieve doel. Wat wil je bereikt hebben na een bepaalde tijd. Beschrijf dit in de vorm van ‘doel door doen (hoe)’.

Goals
De ambitie zet je om naar kwantitatieve doelstellingen. Deze zijn concreet en meetbaar.

Strategies
De strategieën zijn de keuzes die je maakt om uitvoering te geven aan het ‘hoe’ van de Objective (welke mensen en middelen zet je in?). Kies er maximaal vijf en doe deze goed. Kies je er meer dan is de kans groot dat het allemaal ‘net niet’ wordt.

Measures (= dashboard)
Dit zijn de KPI’s (indicatoren) die de voortgang monitoren met betrekking tot de strategieën. Formuleer er maximaal drie per strategie (inclusief eigenaar). Hier kun je dan gedurende het jaar op sturen.

Actions (= dashboard)
Dit zijn de ‘must have’ acties/projecten die binnen elke strategische keuze moeten worden uitgevoerd. Zet hier ook de deadline bij en de naam van degene die er verantwoordelijk voor is en de organisatie informeert over de status en voortgang.

Ben je niet zo van het invullen van formats, dan kun je het ook in een Powerpoint presentatie zetten. Maar benoem dan wel de onderdelen die hierboven staan vermeld. Ik zou Word vermijden, want dan is de kans groot dat het ellenlange epistels worden. Powerpoint dwingt je om het kort en bondig te houden, en visueel te maken waar mogelijk. Kies een format wat het beste bij jou en je bedrijf past en houd het simpel.

Van plannenmakerij naar actie: maak het voor iedereen behapbaar

Alhoewel in het OGSM-plan de acties staan vermeld inclusief deadlines en verantwoordelijke, adviseer ik om nog één verdiepingsslag te maken naar een operationeel actieplan. Maak van de hoogover acties een globale maandplanning met (sub)taken, verantwoordelijkheden en deadlines. Dit kun je dan kwijt in een projectmanagementtool (bijvoorbeeld Trello), zodat het voor iedereen duidelijk is wat er per periode moet gebeuren. En de eindverantwoordelijke behoudt het totaaloverzicht van de voortgang en kan bijsturen waar nodig.

Mijn belangrijkste advies: begin op tijd!

Voorkom dat het schrijven van het plan afgeraffeld wordt als je hier pas in december over gaat nadenken. Idealiter begin je al in november met de voorbereiding door alle informatie te verzamelen die je straks nodig hebt om tot keuzes te komen. Denk b.v. aan:

  • rapportages over omzet en winst
  • omzet per klant & product(groep)
  • conversie aantallen en kosten per lead

Maar neem ook feedback van klanten mee, update je SWOT-analyse, doe een concurrentie analyse en houd de trends in de gaten. En blik terug: wat waren de grootste successen van het afgelopen jaar, wat kon en moet echt beter? Je ziet het, best nog wel wat informatie (en dit is nog geen eens een volledig lijstje) om te verzamelen en te analyseren en daarna om te zetten naar doelen voor het nieuwe jaar.

Dit jaar wel rust en ruimte hebben om het plan voor het nieuwe jaar te maken?

Het maken van een plan moet leuk zijn. Er is toch niets leuker en creatiever om na te denken over de toekomst van jouw bedrijf en hoe het beter kan en hoe je nog meer impact kan maken met jouw producten en/of diensten? Wil je daarom dit jaar wel rust en ruimte hebben om in Q4 aan je plan te werken? Neem dan contact met mij op om een vrijblijvend kennismakingsgesprek in te plannen. Wie weet kan ik je nu helpen naar meer overzicht, structuur, focus en efficiency binnen je bedrijf, zodat jij straks meer tijd hebt voor de belangrijke strategische onderwerpen.

Deel dit artikel met jouw netwerk